Wenn du bis hierher gekommen bist, willst du vermutlich ein ganz konkretes Problem lösen: Du befindest dich in einem Microsoft-Teams-Anruf und möchtest ihn an eine andere Person übergeben, ohne dass daraus ein kleines Unternehmenschaos wird. Die gute Nachricht: Teams unterstützt das sowohl am Computer als auch am Smartphone – und bietet außerdem eine umfassendere Option, mit der du den Empfänger vorher kurz ansprechen kannst. Das ist besonders praktisch, wenn du keinen Anruf ins Leere schicken willst, als würden wir in einer Endlos-Beta stecken.
Die Transfer-Funktion in Microsoft Teams ist dafür gedacht, einen laufenden Anruf an einen anderen Nutzer – oder je nach Fall auch an eine Telefonnummer – weiterzuleiten. Zusätzlich gibt es eine Variante mit vorheriger Rücksprache, ideal, wenn du erst klären musst, ob die andere Person gerade übernehmen kann. Und wenn du eigentlich nur ein paar Sekunden brauchst, um etwas nachzusehen, gehört auch das Halten des Anrufs in dasselbe Werkzeugpaket.
So überträgst du einen Anruf in Teams am PC und auf dem Smartphone
In der Desktop-App startest du immer im Fenster des aktiven Anrufs. Dort öffnest du das Menü Weitere Aktionen, erkennbar am Symbol mit den drei Punkten, und wählst Übertragen. Anschließend kannst du den Namen der Person eingeben, an die du den Anruf übergeben möchtest. Ist sie in deiner Teams-Umgebung, reicht es, sie in den Suchergebnissen auszuwählen; falls nicht, kannst du auch eine Telefonnummer verwenden.
Bevor du den Transfer abschließt, bietet das System teils nützliche Optionen. Besonders praktisch ist die Einstellung, dass der Anruf zu dir zurückkehrt, wenn niemand abnimmt – eine sinnvolle Sicherheitsleine, wenn du den Gesprächspartner nicht unterwegs verlieren möchtest. In manchen Fällen werden außerdem zusätzliche Ziele angezeigt, die dem Nutzer zugeordnet sind, etwa die geschäftliche Nummer, die Voicemail oder weitere mit dem Konto verknüpfte Nummern.
Auf dem Smartphone ist die Logik ähnlich, aber etwas direkter. Während des Anrufs tippst du auf Weitere Aktionen, gehst zu Übertragen und wählst Jetzt übertragen. Danach suchst du den Empfänger und wählst ihn aus. Das ist keine große Kunst – trotzdem lohnt es sich, den Namen vor dem Bestätigen genau zu prüfen, denn hier soll es schnell gehen und nicht in einer Nebenhandlung enden, die erst der interne Support wieder auflösen muss.
Die Option, vor dem Transfer kurz Rücksprache zu halten
Es gibt Situationen, in denen ein Transfer ohne Vorwarnung nicht die beste Idee ist. Genau dafür ist Beraten und übertragen gedacht: eine Teams-Funktion, die besonders hilfreich ist, wenn du prüfen willst, ob die andere Person verfügbar ist oder ob sie wirklich die richtige Anlaufstelle für den Anruf ist. Am Desktop findest du sie ebenfalls unter Weitere Aktionen innerhalb des laufenden Gesprächs, indem du Beraten und übertragen auswählst.
Danach suchst du die Person, mit der du Rücksprache halten möchtest. Teams ermöglicht das über die Namenssuche – und sobald du sie gefunden hast, kannst du wählen, ob du sie anrufst oder ihr eine Chat-Nachricht schickst. Währenddessen wird der ursprüngliche Anruf gehalten. Wenn du bestätigt hast, dass sie übernehmen kann, klickst du einfach auf Übertragen, um den Übergang abzuschließen.
Wichtig ist allerdings eine Einschränkung: Die Rücksprache kann nur mit derselben Person erfolgen, an die du den Anruf anschließend auch überträgst. Es ist also nicht dafür gedacht, erst mit einem Kollegen zu sprechen und den Anruf danach an eine dritte Person weiterzuleiten. Außerdem ist diese Option laut den bereitgestellten Informationen in der Web-Version von Teams nicht verfügbar – hier solltest du also die Desktop-App nutzen, wenn du diesen kontrollierteren Ablauf brauchst.
Auf Smartphones ändert sich die Bedienung leicht, das Prinzip bleibt aber identisch. Unter Übertragen erscheint die Alternative Beraten und übertragen. Danach suchst du den Kontakt und entscheidest, ob die Rücksprache per Anruf oder Chat erfolgen soll. Sobald das geklärt ist, schließt du den Prozess über die Transfer-Schaltfläche ab.
Teams Phone und wie du einen Anruf hältst
Wenn du Microsoft Teams Phone nutzt – Microsofts Cloud-Telefoniesystem für Unternehmen – kannst du Anrufe ebenfalls über das entsprechende Menü übertragen. Während eines Sprach- oder Videoanrufs reicht es, Übertragen zu wählen und dann zwischen Jetzt übertragen oder Zuerst beraten zu entscheiden. Der Ablauf ist sehr ähnlich zur Haupt-App, nur eben stärker in ein klassisches Business-Telefonie-Umfeld eingebettet.
Ein interessantes Detail ist die Option sichere Übertragung. Aktivierst du sie vor der Empfängerauswahl, kommt der Anruf zu dir zurück, wenn die andere Person nicht abnimmt, statt unterwegs zu verschwinden. In Szenarien wie Kundenservice oder Empfang verändert diese kleine Einstellung die Erfahrung spürbar und verhindert manchen unangenehmen Abbruch. Danach musst du nur noch den Kontakt suchen – manuell oder über Vorschläge, Favoriten oder Kurzwahl – und ihn auswählen, um Transfer oder Rücksprache zu starten.
Bei für Microsoft Teams zertifizierten Tischtelefonen unterscheidet sich das Verhalten außerdem je nachdem, wie du die Transfer-Taste drückst: Ein kurzer Druck überträgt direkt, ein langer Druck startet die vorherige Rücksprache. So ein Detail fällt oft erst dann auf, wenn es dir einen kniffligen Anruf rettet.
Und wenn du gar nichts übertragen musst, sondern das Gespräch nur kurz pausieren willst, während du etwas nachprüfst, kannst du den Anruf in Teams über Weitere Aktionen und Halten in die Warteschleife legen. Der Anruf – inklusive Bildschirmfreigabe – wird vorübergehend angehalten, und die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung. Sobald du fertig bist, klickst du einfach auf Fortsetzen. Manchmal ist genau das alles, was es braucht: ein paar Sekunden, die richtige Information und null digitales Drama.
