Gestionar una empresa implica coordinar muchas más piezas de las que parece. Nóminas, horarios, facturas, clientes, proveedores, inventario, contabilidad… Cuando cada departamento trabaja con una herramienta diferente, es fácil acabar duplicando datos, perdiendo tiempo y, tarde o temprano, cometiendo algún error.
Por eso, cada vez más empresas optan por centralizar buena parte de estos procesos en un ERP. Incluso áreas que tradicionalmente utilizaban aplicaciones independientes pueden integrarse dentro del mismo ecosistema. Un buen programa de recursos humanos, por ejemplo, puede conectarse con el resto de la gestión empresarial y evitar que información como jornadas, ausencias o costes laborales tenga que introducirse varias veces.
Pero implementar un ERP no consiste simplemente en instalar un programa y empezar a utilizarlo. Elegir correctamente la solución, decidir qué procesos queremos integrar y preparar a la empresa para el cambio son pasos fundamentales para que la tecnología realmente simplifique el trabajo.
Qué es un ERP y por qué puede cambiar la forma de trabajar
Un ERP, siglas de Enterprise Resource Planning, es un sistema diseñado para gestionar desde una misma plataforma diferentes áreas de una empresa.
En lugar de utilizar una aplicación para facturación, otra para controlar el almacén y varias hojas de cálculo para gestionar proveedores o recursos humanos, el ERP permite trabajar sobre una base de información común.
La principal ventaja no es únicamente tener menos programas instalados. Lo realmente interesante es que los datos pueden circular automáticamente entre los distintos departamentos.
Imaginemos, por ejemplo, una empresa que recibe un pedido. El sistema puede registrar la venta, comprobar el stock disponible, generar la documentación correspondiente, actualizar el inventario y trasladar posteriormente la información necesaria al área de facturación. Todo ello sin introducir manualmente los mismos datos en cada paso. Cuantas más operaciones realiza una empresa, mayor puede ser el ahorro de tiempo.
Recursos humanos, facturación y almacén dentro del mismo sistema
Una de las grandes ventajas de los ERP modernos es precisamente su estructura modular. No todas las empresas necesitan las mismas herramientas ni tienen que implantarlas todas desde el primer día.
Una pequeña compañía puede comenzar gestionando clientes, ventas y facturación y añadir posteriormente módulos de recursos humanos, compras o inventario.
En empresas con trabajadores, la integración resulta especialmente interesante. El control horario, las vacaciones, las ausencias o determinados datos relacionados con las nóminas dejan de ser información completamente aislada del resto de la organización.
Lo mismo sucede con la gestión del almacén. Una venta puede descontar automáticamente las unidades disponibles y una compra a un proveedor incrementar las existencias cuando se recibe la mercancía.
El objetivo es bastante sencillo: introducir un dato una vez y aprovecharlo en todos los procesos donde sea necesario.
Adaptarse a los cambios legales también importa
La legislación es otro factor que está impulsando la digitalización de muchos procesos empresariales. Facturación electrónica, registro horario o cambios en las obligaciones laborales pueden obligar a modificar procedimientos que durante años habían funcionado de la misma manera.
En España tenemos un buen ejemplo con la implantación de nuevos sistemas relacionados con la facturación y Verifactu. Otros países están viviendo sus propios procesos de transformación. En México, por ejemplo, los cambios vinculados a la reforma laboral también están obligando a muchas organizaciones a revisar cómo gestionan determinadas obligaciones laborales.
Aquí aparece otra ventaja de utilizar soluciones empresariales mantenidas y actualizadas: parte de la adaptación normativa puede trasladarse al propio software en lugar de depender de procesos manuales creados internamente.
Eso sí, ningún ERP elimina la necesidad de comprobar qué obligaciones afectan concretamente a cada empresa y territorio.
No todas las empresas necesitan el mismo ERP
Uno de los errores más habituales al elegir un ERP es buscar simplemente el programa que tenga más funciones.
Una empresa con cinco empleados no tiene las mismas necesidades que una compañía con varias delegaciones, cientos de trabajadores y diferentes almacenes. Tener decenas de módulos que nunca vamos a utilizar no aporta demasiado y puede complicar innecesariamente la implantación.
Antes de escoger una solución conviene identificar qué problemas queremos resolver.
¿Estamos duplicando información entre departamentos? ¿Perdemos demasiado tiempo preparando facturas? ¿Necesitamos conocer el stock en tiempo real? ¿El departamento de recursos humanos depende excesivamente de hojas de cálculo? ¿Queremos automatizar tareas repetitivas?
Responder estas preguntas ayuda mucho más que comparar interminables listas de características.
También conviene comprobar aspectos como la posibilidad de ampliar el sistema posteriormente, las integraciones disponibles, el soporte técnico, las actualizaciones y la facilidad para exportar nuestros propios datos.
El error de intentar cambiarlo todo de golpe
Implantar un ERP puede afectar directamente a la forma de trabajar de muchas personas dentro de una empresa. Y aquí aparece otro problema bastante habitual: querer transformar todos los procesos al mismo tiempo.
En muchos casos resulta más práctico realizar una implantación progresiva.
Se puede comenzar, por ejemplo, por ventas y facturación, incorporar posteriormente compras y almacén y finalmente conectar recursos humanos u otras áreas. De esta forma es más sencillo detectar problemas y formar a los trabajadores sin paralizar la actividad habitual.
También merece la pena revisar los procesos antes de trasladarlos al nuevo sistema. Digitalizar un procedimiento innecesariamente complicado no hace que deje de ser complicado; simplemente tendremos un procedimiento complicado dentro de un software más moderno.
Automatizar sí, pero con un objetivo claro
La automatización se ha convertido en uno de los grandes argumentos comerciales del software empresarial, pero automatizar por automatizar tampoco tiene demasiado sentido.
Las mejores automatizaciones suelen ser las menos espectaculares: eliminar tareas repetitivas que alguien tenía que realizar todos los días.
Generar automáticamente una factura a partir de un pedido, actualizar el inventario después de una venta, avisar cuando quedan pocas unidades de un producto o evitar introducir varias veces los datos de un mismo cliente pueden parecer pequeños cambios.
Multiplicados por cientos o miles de operaciones al año, dejan de serlo.
Y precisamente ahí está el verdadero valor de un ERP. No se trata únicamente de sustituir varias aplicaciones por una sola, sino de conseguir que ventas, administración, recursos humanos, facturación y logística compartan información y formen parte del mismo flujo de trabajo.
Una buena implantación debería conseguir que la empresa dedique menos tiempo a mover datos de un sitio a otro y más tiempo a utilizarlos para tomar decisiones.
